Rechnungsmerkmale

Übersteigt der Rechnungsbetrag € 400,00 nicht, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Hier genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
• Steuersatz
• Rechnungsdatum

Unternehmer müssen für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder mit Gutscheinen. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung.

Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.

Mindestangaben am Beleg laut Belegerteilungspflicht

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
3. den Tag der Belegausstellung
4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Bei Verwendung von elektronischen Registrierkassen hat der Beleg zusätzliche Angaben zu enthalten.

Der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Ausnahmen

Von der Belegerteilungspflicht ausgenommen sind z. B.:

• Umsätze bis jeweils € 30.000,00 pro Jahr, die ausgeführt werden
• außerhalb von festen Räumlichkeiten (z. B. von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Orten),
• in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten (z. B. Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten),
• in einer Buschenschank, wenn der Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Jahr geöffnet ist,
• durch einen gemeinnützigen Verein geführte Kantine, die nicht mehr als 52 Tage im Jahr betrieben wird,
• unentbehrliche Hilfsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften,
• Automaten, die vor dem 1.1.2016 in Betrieb genommen wurden, insofern der Einzelumsatz € 20,00 nicht übersteigt.

Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel für ein Kalenderjahr gelten. Allerdings muss sie genauso den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wie jede andere Rechnung.

In der Dauerrechnung sollte zusätzlich hingewiesen werden auf:

• den Stichtag ab dem die Rechnung gilt
• den Zeitraum für den die Rechnung gilt
• Fehlen Rechnungsmerkmale (wie z. B. der Leistungszeitraum) sind diese in anderen Dokumenten (wie z. B. auf Zahlungsbelegen) anzuführen.

Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz (kann im Eisenbahn-Personenverkehr entfallen)
• Ausstellungsdatum

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:

• einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
• die eigene UID-Nummer
• die UID-Nummer des Abnehmers

Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig.

Um diese Nachweise zu ver­ein­heit­lichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Um­satz­steuerrichtlinien.

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

• Durch- oder Abschrift der Rechnung
• ein handelsüblicher Beleg, aus dem der Bestimmungsort hervorgeht (z. B. Lie­fer­schein)
• Empfangsbestätigung des Abnehmers

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in

• einer Durch- oder Abschrift der Rechnung und
• einem Versendungsbeleg (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen).

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

c) Abholbestätigung

Wird die Ware durch einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.

Der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass er den Gegenstand in das übrige Ge­mein­schafts­ge­biet befördern wird, und eine Spezialvollmacht vorlegen.

Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:

• Erklärung, dass der Abholende dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen
• Identität des Abholenden
• Funktion des Abholers in Bezug auf die konkrete Lieferung (Leistungsempfänger, unselbständiger Erfüllungsgehilfe oder selbständiger, dritter Unternehmer) muss ein­deu­tig festgestellt werden können

Eine Spezialvollmacht wird nicht mehr benötigt, z. B.

• wenn Geschäftsbeziehungen über einen längeren Zeitraum bestehen,
• bei Abholung durch einen Dienstnehmer oder
• bei Teillieferungen. 

In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen all­ge­mei­nen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

• Name, Anschrift, UID–Nummer des Abnehmers
• Name, Anschrift des Beauftragten (wenn die Ware abgeholt wird)
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands
• Lieferdatum
• vereinbartes Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
• Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
• Beförderung und Versendung in andere EU-Mitgliedstaaten
• Bestimmungsort

Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung

Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland gelegen ist, so ist diese Leistung grundsätzlich im Ausland der Umsatzsteuer zu unter­werfen. Die Aus­gangs­rechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Um­satz­steuer aus­zu­stel­len, und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist der Leis­tungsem­pfänger ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen auf den ausländischen Leis­tungs­empfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leis­tungs­erbringer da­mit die Steuer­erklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie mit dem Text "Über­gang der Steuer­schuld" auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rech­nung an.

Die Rechnung muss nach den österreichischen Vorschriften ausgestellt werden (gilt nicht für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen).

Frist bei Rechnungsausstellung

Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden. Beispiel: Leistung wird im Juni 2016 erbracht. Die Rechnung muss bis 15. Juli 2016 ausgestellt werden.

Download: Muster Reverse Charge Rechnung